Contexte et objet
Au Québec, le notaire est un officier public et un conseiller juridique dont l’exercice est régi par la Loi sur le notariat et par le Code des professions. Il reçoit des actes authentiques, dits actes notariés, dont l’original, appelé minute, est conservé dans son greffe. Traditionnellement, ces minutes étaient établies et conservées sur support papier, puis déposées aux archives à la fin de l’exercice du notaire.
Le projet de loi no 34 a été présenté le 14 septembre 2023, au cours de la 1re session de la 43e législature, par Simon Jolin-Barrette, ministre de la Justice et député de Borduas pour la Coalition avenir Québec. Son titre exprime deux objectifs :
- moderniser la profession notariale, notamment en généralisant l’usage des technologies de l’information pour la réception, la clôture et la conservation des actes ;
- favoriser l’accès à la justice, en permettant que des sommes administrées par les ordres professionnels du domaine juridique servent à financer des mesures en ce sens.
La loi s’inscrit dans un mouvement plus large de transformation numérique de la justice québécoise. Elle confie à la Chambre des notaires du Québec, ordre professionnel des notaires, un rôle central dans la mise en œuvre des nouvelles infrastructures technologiques et attribue à son conseil d’administration des pouvoirs réglementaires accrus pour en préciser les modalités.
Cheminement parlementaire
Le projet de loi a franchi l’ensemble des étapes du processus législatif en un peu plus d’un mois. L’étude en commission s’est déroulée devant la Commission des institutions, qui a tenu des consultations particulières, notamment auprès du Barreau du Québec, lequel a déposé un mémoire.
| Étape | Date |
|---|---|
| Présentation | 14 septembre 2023 |
| Adoption du principe | 20 septembre 2023 |
| Consultations particulières | 3 octobre 2023 |
| Dépôt du rapport de commission (consultation) | 4 octobre 2023 |
| Étude détaillée en commission | à partir du 4 octobre 2023 |
| Dépôt du rapport de commission (étude détaillée) | 18 octobre 2023 |
| Prise en considération du rapport de commission | 19 octobre 2023 |
| Adoption | 24 octobre 2023 |
| Sanction | 24 octobre 2023 |
Adopté par l’Assemblée nationale le 24 octobre 2023, le projet de loi a reçu la sanction le même jour. Il figure dans le recueil des lois annuelles sous la référence L.Q. 2023, chapitre 23. Le Journal des débats de cette séance consigne l’adoption finale, et les travaux de la Commission des institutions documentent l’étude article par article du texte.
Acte notarié sur support technologique
La disposition centrale de la loi porte sur le support des actes notariés. Elle prévoit le recours aux technologies de l’information dans l’exercice du notariat et permet la réception et la conservation des actes notariés en minute sur support technologique.
Principe du support technologique
L’acte en minute, qui constitue l’original de l’acte authentique, est désormais destiné à être établi et conservé sous forme numérique. Le support papier n’est plus le support de référence : dans certains cas, il peut être utilisé de façon temporaire, le temps que l’acte soit transféré vers un support technologique.
Clôture des actes
La clôture de l’acte, opération qui marque son achèvement et fixe son contenu, est encadrée par l’obligation d’utiliser une solution technologique autorisée par le conseil d’administration de la Chambre des notaires du Québec. Cette exigence vise à assurer l’intégrité, l’authenticité et la pérennité des actes établis sous forme numérique.
Transfert de l’information
La loi habilite le conseil d’administration de la Chambre à réglementer le transfert de l’information contenue dans les actes, notamment lors du passage d’un support à un autre. Ces règles complètent le cadre général applicable aux documents technologiques au Québec et précisent les conditions propres à l’acte authentique.
Greffe central numérique et archives
La loi institue un greffe central numérique, administré et financé par la Chambre des notaires du Québec. Ce dispositif remplace la logique d’un greffe conservé physiquement par chaque notaire par une conservation centralisée sur support technologique.
Les greffes des notaires doivent être conservés dans ce greffe central numérique jusqu’à leur versement à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). La loi organise ainsi la continuité entre la conservation active des actes, assurée par l’ordre professionnel, et leur conservation permanente à titre d’archives publiques.
Le conseil d’administration de la Chambre reçoit des pouvoirs réglementaires portant notamment sur :
- l’organisation et le fonctionnement du greffe central numérique ;
- le transfert de l’information des actes ;
- le dépôt des greffes aux Archives nationales.
Cette centralisation a des incidences pratiques pour les citoyens et les professionnels qui doivent consulter un acte ou en obtenir une copie, puisque les minutes ne sont plus dispersées entre les études notariales. Elle modifie aussi les responsabilités du notaire à l’égard de la garde de son greffe, une partie de ces obligations étant désormais assumée par l’infrastructure gérée par l’ordre.
Notaires à la retraite et gouvernance de la Chambre
La loi crée une catégorie de notaires à la retraite. Cette catégorie permet de reconnaître un statut particulier aux membres qui ont cessé l’exercice actif de la profession, distinct de celui des notaires en exercice. Les conditions d’accès à cette catégorie et les droits qui s’y rattachent relèvent du cadre réglementaire établi par la Chambre des notaires du Québec.
Plus largement, la loi renforce le rôle normatif du conseil d’administration de la Chambre. Outre ses compétences relatives au greffe central numérique, au transfert de l’information et au dépôt des greffes, celui-ci autorise les solutions technologiques que les notaires doivent utiliser pour la clôture des actes. Le législateur a ainsi choisi de fixer les principes dans la loi et d’en confier la mise en œuvre technique à l’ordre professionnel, par voie réglementaire.
Ce choix s’inscrit dans le système professionnel québécois, où chaque ordre, encadré par le Code des professions et sous la surveillance de l’Office des professions du Québec, a pour mission principale la protection du public. Les règlements adoptés par la Chambre en application de la loi définissent les modalités concrètes de la transition numérique de la profession.
Accès à la justice
Le second volet de la loi concerne l’accès à la justice. Elle ajoute aux objets du Fonds d’études notariales et du Fonds d’études juridiques le financement de mesures visant à favoriser l’accès à la justice.
Ces fonds, rattachés respectivement à la profession notariale et à la profession d’avocat, sont alimentés notamment par les intérêts générés par les sommes que les professionnels détiennent en fidéicommis pour le compte de leurs clients. Leurs objets étaient jusque-là définis par la législation professionnelle. En élargissant ces objets, la loi permet que les sommes accumulées servent à soutenir des initiatives destinées à faciliter l’accès des citoyens aux services juridiques et au système de justice.
Ce volet explique la seconde partie du titre de la loi, qui ne se limite pas à la profession notariale. Il touche également l’encadrement de la profession d’avocat, ce qui a conduit le Barreau du Québec à présenter un mémoire lors des consultations particulières tenues par la Commission des institutions le 3 octobre 2023.
Les mesures d’accès à la justice ainsi financées complètent les autres dispositifs existants au Québec, comme l’aide juridique, les centres de justice de proximité et les divers programmes soutenus par le ministère de la Justice.
Homonymie
Le numéro attribué à un projet de loi à l’Assemblée nationale du Québec est propre à chaque session parlementaire. La numérotation recommence à chaque nouvelle session, de sorte que le numéro 34 a désigné des textes différents au fil des législatures.
Le présent article porte exclusivement sur le projet de loi no 34 de la 1re session de la 43e législature, devenu le chapitre 23 des lois de 2023. Il ne doit pas être confondu avec d’autres projets de loi portant le même numéro lors de sessions antérieures, par exemple celui de la 2e session de la 42e législature, sanctionné en 2022 sous un autre chapitre et portant sur un autre objet.
Pour identifier sans ambiguïté un texte législatif québécois, il convient de mentionner à la fois son numéro, la législature et la session au cours desquelles il a été présenté, ou encore sa référence au recueil des lois annuelles (année et chapitre). Une fois ses dispositions intégrées aux lois qu’il modifie, notamment la Loi sur le notariat, le texte est consulté dans sa version refondue au Recueil des lois et des règlements du Québec (RLRQ).